Пост

Как работать на фрилансе: правила удаленной работы

Девушка работает на ноутбуке

Давайте начнем с того, что такое удаленная работа? Вне зависимости от того, работаете вы дома, из офиса или откуда-то еще, удаленной можно считать работу, если ваши ключевые коллеги, подчиненные или руководитель находятся в другой локации. Это значит, что для большей части коммуникации вы будете использовать не личные встречи, а все возможные онлайн форматы - от почты и звонков, до различных мэссенджеров. Конечно, специфика будет сильно отличаться если вы, например, работаете из хоум-офиса и находитесь совсем один, или если вас все же окружают другие коллеги, даже если по своим задачам вы с ними не взаимодействуете. И все же давайте сформулируем ключевые моменты, на которые нельзя не обратить внимание в любом случае:

1. Коммуницируй это

Удаленная работа, безусловно, не означает, что контакта с коллегами совсем нет. Сегодня даже есть такая шутка «общение в чате не заменит нормального, живого общения в скайпе». Конечно, все эти инструменты всегда будут у тебя под рукой для коммуникации. Они позволяют, как быстро уточнить какой-то вопрос, так и организовать рабочее совещание. Очень важный момент - общение с руководителем. Выберите удобный для вас ритм общения и регулярно сверяйте часы, чтобы у всех было единое понимание статуса и приоритетности выполняемых задач. Что делать, если ты оказался руководителем распределенной команды? Возможно, ты даже не видел в лицо тех людей, которыми тебе предстоит руководить. Если вы находитесь в одном городе или у вас есть возможность с какой-то периодичностью встречаться лично, обязательно проводите такие встречи. Они помогут лучше познакомиться, установить более тесные взаимоотношения. Заряда от таких встреч, как правило, надолго хватает для продолжения продуктивной коммуникации в удаленном режиме. Это позволит и познакомиться, и создать единый информационный фон, договориться о приоритетных направления развития, а также самому стать частью коллектива быстрее. Если такой возможности нет - обязательно проведи в начале и проводи регулярно (например, привязываясь к окончаниям проектов или отчетным периодам) собрания по скайпу. Цели - абсолютно те же. Ваша команда должна знать, что руководитель это не машина по постановке задач, а абсолютно реальный живой человек . Договорись с каждым сотрудником о регулярности и повестке ваших индивидуальных встреч. Я, например, предпочитаю общаться еженедельно - это позволяет оперативно сверять часы, корректировать задачи по необходимости, а также вносить изменения, если есть какие-то ошибки, на ранних этапах. Причем на индивидуальных встречах мы подробно разбираем вопросы конкретного отдела, а на общих еженедельных встречах - проекты, которые отделы ведут совместно и важную для всех информацию. При этом я общаюсь со своими прямыми подчиненными - руководителями отделов и понимаю, что у всего подразделения может не быть той цельной картинки, которая есть у нас. Поэтому раз в квартал мы собираем всех сотрудников и рассказываем о том, что было сделано и какие новости прошедших трех месяцев. Московских сотрудников - очно, сотрудников из регионов - по телеконференции/вебинару. Когда члены вашей команды находятся в разных местах, они не присутствуют в едином информационном поле. В тоже время, наверняка, есть события в вашей компании или отрасли, которые необходимо знать всем: введите еженедельное письмо, в котором будете информировать вашу команду об этом. При этом, попросите каждого присылать вам в течение недели новости, которыми на их взгляд стоит поделиться. Это позволит повысить интерес коллег к рассылке, вовлечься, а вам - упростит сбор информации. Для того чтобы все были оперативно на связи, рекомендую завести общую группу в одном из мэссенджеров или использовать бизнес-приложения, такие как slack, которые позволят оперативно обмениваться важной информацией или контролировать статус задач, даже если сотрудник сейчас находится где-то в разъездах.

2. Создай себе свой офис

photo-1453230806017-56d81464b6c5.jpg

Работа вне офиса означает, с одной стороны, что ты сможешь сэкономить время на дорогу, самостоятельно планировать свое время, а также выбирать откуда работать - из дома, кафе, парка, ко-воркинга и т.д. В тоже время, такой способ работы потребует от тебя больших способностей к самоорганизации и умению контролировать дед-лайны и задачи. Также есть люди, которые более склонны к работе в одиночестве - это интроверты, а есть те, которым комфортней работать в окружении коллег - экстраверты. Итак, начался твой первый рабочий день, ты даже не выходил из дома, но уже сразу находишься на работе. С чего начать? Я рекомендую, чтобы даже если ты планируешь работать дома, у тебя было выделенное рабочее пространство. Это важно как с эмоциональной точки зрения - такой формальный «приход» на работу и «уход» с работы, так и для близких, которые будут знать, когда ты занят и тебя не нужно отвлекать. Тоже самое и с одеждой - пусть она будет комфортной, но не совсем домашней, чтобы ты все же чувствовал, что ты сейчас на работе. Наверняка, многие из вас видели различные шутки в интернете на эту тему: например, когда сотрудник ведет важный разговор со своим клиентом по телефону, а сам одет в смешную пижаму. Или когда для общения по скайпу сотрудник одевает деловую рубашку, а если ему неожиданно приходится встать со стула - обнаруживается, что он в шортах и тапочках. Чтобы избежать таких курьезов, а также всегда чувствовать себя собранным, рекомендую выбирать внешний вид согласно случаю и планируемому виду коммуникаций. В распределенной команде важно учитывать часовые пояса, в которых вы работаете. Безусловно, одним из преимуществ удаленной работы может являться гибкий график, в тоже время - задача разных специалистов могут быть взаимозависимыми и не получив одну часть работы невозможно идти дальше. Поэтому я рекомендую договориться об обязательном времени присутствия в «эфире», чтобы коммуникация могла происходить мгновенно. Решите, с учетом вашей географии, в какое время и как долго могут длиться эти часы для всей команды. Также, в этом случае эффективно распределять задачи, при возможности, по географическому признаку: т.е. те, кто живут восточней и на работу выходят раньше, должны делать первую часть задачи, а когда они заканчивают свою работу, то задачу подхватывают западные регионы, у которых еще рабочий день. Таким образом, если разброс регионов большой, работа в вашей компании может идти практически круглосуточно, что существенно сокращает сроки производства. Также встречаются сотрудники, которые в силу своих особенностей предпочитают работать в ночное время. Часто это относится к IT индустрии, например, разработчикам и сотрудникам творческих профессий. Если вы знаете, что у вас есть такой сотрудник, то работу можно выстроить с учетом его особенностей и рабочий процесс, опять же, будет идти без перерывов, в случае если он получает задачу от коллег, которые свою часть сделали днем. В работе в разных часовых поясах очень важна четкость и ответственность, т.к. если сотрудник из восточного региона ушел с работы, не отправив нужное письмо, то когда «проснется» западная часть, она не сможет работать без нужной информации. Поэтому в таких командах важно оперативно реагировать на запросы и вовремя отправлять всю необходимую информацию.

3. Звенья одной цепи

photo-1439736637365-748f240b24fb.jpg

Безусловно, чтобы сотрудники работали слаженно, важным моментом является поддержание ощущения команды. Я уже говорила выше о том, что это накладывает особенности на коммуникацию руководителя с подчинённым, также важная часть-это коммуникация коллег между собой. В одном помещении мы часто болтаем за кофе/чаем, сидим за одним компьютером, когда что-то объясняем, и это происходит настолько естественно, что мы даже не замечаем этого. В распределенных же командах необходимо обязательно инициировать такое общение. В том числе, создавать рабочие группы, чтобы коллеги имели возможность решать задачи не только в одиночку, но и совместно. Кроме того, сотрудники должны общаться с внешней средой - клиентами и партнерами. Эти контакты могут присутствовать не только у sale-функции, но и ряда других направлений. Очень важно, чтобы команда в целом понимала общую картинку и задачи. Когда мы находимся в одном офисе, всегда есть возможность нарисовать что-то на флип-чарте, да и просто все видят рабочие процессы друг друга. При работе в распределенных командах этого банально не видно, и необходимо всеми доступными способами визуализировать прогресс. Используйте различные средства, начиная от power point, до различных mind map и других способ визуализации процессов и результатов. Вам, как руководителю распределенной команды, еще более важно помнить про личные качества и особенности ваших сотрудников. У них меньше возможностей для общения с вами, не всегда хочется тревожить «по пустякам», нет возможности перекинуться парой слов за чашкой чая. Поэтому отслеживайте на регулярной основе настроение и мотивацию вашей команды. Оцените, хватает ли экстравертам общения и, наоборот, не загонялись ли интроверты по встречам :). Достаточен ли или не избыточен ли объем задач, которые выполняет сотрудник? Продолжает ли ему быть интересным то, что он делает? Видит ли сотрудник интересные для себя проекты и возможности для развития в вашей компании? На все эти и многие другие вопросы вам важно на регулярной основе обновлять ответы. Так как вы не видите сотрудника каждый день и не можете так явно наблюдать за сменой его настроений и приоритетов, очень важно выстроить настолько доверительные отношения, чтобы была возможности говорить о таких вещах открыто. Доверие в распределенной команде - очень важная вещь. Вы не можете контролировать, чем сотрудник занимается на самом деле. Мерилом его эффективности является результат и это правильно для любого типа работы. Но в данном случае вам будет трудней отследить что что-то пошло не так, и задача требует повышенного внимания. Поэтому, я рекомендую вам договориться о комфортной регулярности и способе промежуточной отчетности о выполнении тех или иных задач, чтобы вы понимали реальную загрузку каждого вашего сотрудника и возможные узкие места. Еще один важный аспект, о котором не могу не рассказать - это обмен знаниями. Организуйте специальное пространство, где в заданной форме коллеги смогут описывать свои знания и свой опыт; проводите регулярные вебинары, на которых опытные сотрудники будут, опять же, этим опытом делиться. Во многих компаниях знания накапливаются годами и если человек уходит, то он уносит их с собой. Поэтому ваша задача организовать процессы так, чтобы знания по максимуму передавались между сотрудниками и, желательно, после этой передачи оставались какие-то следы, которые все заинтересованные могут перечитать/пересмотреть в нужный момент. Как и в случае с классическим способом организации работы, в распределенной команде вам также надо отслеживать квалификацию своих людей и заниматься их регулярным обучением. Используй по максимуму дистанционные возможности, которые сегодня уже представлены и вебинарами, и дистанционными курсами, и всем известными он-лайн платформами обучения, такими как coursera.

4. После работы

photo-1432383079404-c66efb4828a3.jpg

Делитесь друг с другом на внутреннем портале интересными событиями и впечатлениями, дарите и присылайте друг другу подарки - реальные или виртуальные; создайте тематические блоги и форумы - профессиональные и посвященные другим интересным темам. Все эти инициативы помогут вам всегда чувствовать присутствие коллег рядом и включенность в общее пространство. В вашей еженедельной рассылке можно сделать неформальную колонку «о жизни нашего подразделения», в которой можно поздравлять с днями рождениями и делиться разными интересными событиями. Например, один из начальников отделов рассылает для своей распределенной команды письмо, в котором есть важные новости и проекты по нашему направлению, существенные для нашей работы экономические и другие новости, поздравления с Днями рождения, а также веселые конкурсы, победители которых получают символические, но приятные сувениры.

5. Кто он, удаленный работник?

photo-1441986380878-c4248f5b8b5b.jpg

Какими качествами ты должен обладать, чтобы успешно работать в распределенной команде? Мы уже говорили об инициативе и ответственности: т.к. коллеги и руководитель тебя не видят, пока ты сам не скажешь, какие у тебя есть идеи или проблемы, никто о них не узнает. Работа зависит от каждого члена команды и даже может передаваться от коллеги к коллеге по этапам. Поэтому от того, насколько ты понимаешь свою ответственность, зависит общий результат. Удаленная работа, даже если ты будешь ездить на встречи с клиентами и партнерами, предполагает определенное уединение. Комфортно ли тебе будет работать в таком режиме? Мы уже много говорили о важности сдаче работы в срок, но для этого тебе придется самостоятельно контролировать свои дед-лайны и то, насколько ты укладываешься в отведенные рамки. Гибкость: и в коммуникации, и в способе реализации задач - всегда надо быть готовым делать что-то по новому, не так, как вчера. Хотя сегодня в быстро меняющемся мире это скорее общая тенденция  Открытость новому: см выше, уже понятно, почему Ориентация на результат: когда работаешь один очень легко переключиться на какие-то посторонние вещи и не заметить, как пролетело время. Но оценивать тебя будут не по времени, здесь даже никто не видит «задерживаешься» ты или «уходишь» пораньше. Руководителю и коллегам интересен только твой результат.

 

Только начинаешь свой карьерный путь? Тогда тебе будет полезен бесплатный видеокурс по планированию карьеры от Екатерины Грачевой "Прокачай свою карьеру!"

 

Если же ты управляешь командой фрилансеров, то тебе пригодится мой бесплатный онлайн-курс HR "Работа в распределенной команде".

Фото:
Блог | Социальная онлайн-система TalentedMe.ru

Присоединяйся к нам!